受付業務の無駄を省いて効率化を図る方法を解説

 

受付の担当者は、企業の顔として大事な役割を担っています。

そのうえ、来訪者への応対や電話対応など、外部の方と関わることが多いため、少なからずプレッシャーがかかるものです。

なかには、「受付業務を効率化して負担を軽減したい」とお考えのご担当者様も多いはずです。

 

そこで本記事では、一般的な受付業務を効率化する方法を解説します。

受付業務のムリ・ムダ・ムラをなくしたいご担当者様は、ぜひご覧ください。

 

受付業務とは？

 

受付業務とは、主に来訪者の応対や案内などを行う仕事のことです。

 

【受付の主な業務】

• ・電話、メール対応
• ・来訪者のデータ登録
• ・送迎者の手配
• ・会議室や応接室の予約の管理
• ・社内の備品管理などの庶務
• ・入館証の発行

 

このように、会議室や応接室の予約、備品の管理なども受付業務に含まれます。

 

また、企業の受付は来訪者の最初の接点であり、自社に対する印象を大きく左右するため、受付業務の担当者には適切かつ丁寧な対応が求められます。

 

受付業務はシステムの導入で効率化を図れる！

 

受付業務の効率化には、システムを活用するのがおすすめです。

 

たとえば、受付にパソコンやタブレットを設置し、来訪者が自身の名前や用件のある担当者名を入力すれば、自動で取り次ぐシステムがあります。

来訪者情報を紙で管理している場合、ペーパーレス化が実現し、企業のDXの推進にも貢献するでしょう。

 

さらに、顔認証システムを取り入れれば、カメラに映った顔情報と登録済みの情報を照合し、自動で担当者を呼び出すことが可能です。

受付業務の効率化に役立つだけでなく、自社のセキュリティ強化にもつながります。

加えて、無人受付で電話のみが設置されている場合、ボイスボットを導入すれば、お客様が訪問された際も自動で対応します。

 

このように、受付システムにはさまざまな種類があるため、自社のニーズに適したものを選びましょう。

また、業務に合わせて機能をカスタマイズすることで、さらなる効率化につながります。

 

受付業務の効率化を図るべき環境とは

 

ここまでで、「自社の受付業務も効率化したほうがいいのかな……？」とお悩みの方もいるかもしれません。

まずは自社の環境を見直して、効率化を図るべきかどうかを判断することが大切です。

 

以下で、受付業務の効率化を図るべき環境の例を紹介しますので、参考にしてください。

 

受付とオフィスが離れている

 

受付とオフィスの距離が離れており、なおかつ担当者が常駐していない企業では、来訪者に気づけず待たせてしまう可能性があります。

来訪者を長く待たせると、受付がスムーズにいかないことにストレスを感じ、企業に対する印象が悪くなってしまうこともあるでしょう。

しかし、システムを導入し、用件のある担当者を直接呼び出せる仕組みを整えれば、こういったトラブルを未然に防げます。

 

取次先の担当者が多い

 

取次先の担当者が複数いると、スムーズに来訪者へ対応ができない場合があります。

 

受付では、来訪者の一次対応を行った後、取次先の担当者に連絡し、その後の対応を依頼するのが基本的な流れです。

しかし、取次先の担当者が多い場合、受付担当者はリストの中から該当者を探す必要があります。

その際、該当者を見つけるのに時間がかかったり、同じ苗字の方と間違えて二度手間が発生したりすることも考えられます。

 

このような問題は、来訪者を事前登録ができるシステムを導入すれば解決できます。

また、来客通知機能があれば、該当する担当者へ迅速に取り次ぐことができ、業務の効率化にもつながるでしょう。

 

アナログで管理している

 

来客が少ない企業ではデジタルではなく、アナログで来訪者の管理を行っているところもあります。

そういった企業は、デジタル化を進めることで業務の効率化が実現できるかもしれません。

 

来訪者の情報を紙で管理している場合、ファイルにまとめたて保管・管理する必要があります。

そのため、来客があるたびにファイルを取り出し、取次先を探さなければならず、手間がかかります。

 

このような場合、デジタルでの管理に移行すれば、受付業務の工数を減らせるだけでなく、ミスによるトラブルも防げるでしょう。

 

受付業務のデジタル化を進めて業務効率を向上を向上させることで、より良い環境づくりができます。

 

コストがかさんでいる

 

受付業務にかかるコストの大半を占めるのが人件費ですが、こちらも業務の効率化を進めることでこれを削減できる可能性があります。

 

企業の受付には、担当者が複数人常駐しているのが一般的です。

しかし、一日の来客が少なかったり、特定の時間にのみ来客が集中したりする企業では、常に複数の担当者を配置する必要がないケースもあります。

 

たとえば、特定の時間帯に来客が集中する企業では、最低限の人件配置でも対応できる可能性があります。
一方で、常に複数人が常駐している企業では、受付システムの導入を検討すると良いでしょう。

 

現在、人の手で行われている業務をシステムに移行することで、受付担当者の業務量を減らし、ひいては人件費の削減にも寄与します。

 

受付業務を効率化するメリット

 

受付業務の効率化が推奨される社内環境が把握できたところで、ここからは実際に施策を進める際のメリットを紹介します。

 

メリット①コア業務に時間を割ける

 

受付業務を効率化すると、従業員は本来の業務に集中できるようになります。

 

効率化できる業務には、来訪者の取次やデータ管理などが含まれます。

これらをシステムに任せることで、従業員の負担を軽減できるでしょう。

 

また、従業員が受付業務を兼任している場合、効率化によって受付業務が不要となり、コア業務に専念できます。

 

メリット②来訪者情報の管理が容易になる

 

受付システムを導入すると、来訪者情報はクラウド上で一元管理されます。

システムが自動で情報を収集・登録するため、紙の管理が不要になる点も大きなメリットです。

 

さらに、会議室の予約データや入退室の時間も管理できるため、予約の重複や混乱を防ぐことができます。

 

メリット③人為的ミスを減らせる

 

取次や伝達の不備、予約の重複といった人為的ミスも、自動化された受付システムを導入すれば、未然に防ぐことができます。

 

受付業務での人為的ミスは、自社だけではなく、来訪者にも迷惑をかけます。

 

来訪者の情報を適切に記録し、部署や担当者に伝達するシステムを導入すれば、取次や伝達をスムーズに行えるほか、予約が重複することもなくなります。

また、システムの場合、受け取った内容は設定したフローに従って処理されるため、人の手で行うよりも正確です。

 

人為的ミスが減れば、企業への信頼度も上がるので、取引先からの評価向上にもつながります。

 

メリット④コストを削減できる

 

受付業務の各工程を自動化して効率化すると、人の手で行う作業が減り、担当者を常駐させる必要がなくなります。

それにより、人件費をはじめとするコストの削減が可能になります。

 

また、受付の無人化を進めることで、内線電話やパソコンなどの備品にかかるコストも抑えられるでしょう。

 

受付業務を効率化するデメリット

 

受付業務の効率化によって得られるメリットは大きいですが、反対にデメリットがあるのも事実です。

ここからは、受付業務の効率化を進めるうえで生じてしまうデメリットを紹介します。

 

デメリット①初期コストが大きくなる

 

受付業務の効率化には、高額な初期費用がかかる場合があります。

 

受付システムを導入する場合、ハードウェアの購入が必要です。

また、機能が充実したシステムほど、初期費用は高額になりがちです。

さらに、ソフトウェアのライセンスやシステムの設定にも一定の費用がかかります。

 

受付システムや必要なツールを導入する際は、事前にどの程度の費用がかかるのかを確認し、費用対効果を十分に考慮したうえで選定することが重要です。

 

デメリット②システムの不具合のリスクがある

 

システムに不具合やトラブルが発生すると、復旧するまで受付業務を一時的に停止せざるを得ません。

こうした事態が起こると、来訪者の対応ができなくなり、取引先に迷惑をかける可能性があります。

 

このリスクを防ぐためには、システムの保守契約を結び、サポート体制が万全かどうかを事前に確認しておく必要があります。

なぜなら、保守契約を結んでいなかったり、サポート体制が十分でなかったりすると、トラブル発生時に迅速な対応を受けられない可能性があるためです。

 

とはいえ、過度に心配する必要はありません。

受付システムの多くは、保守契約やサポート体制が整っているため、万が一不具合やトラブルが発生しても、迅速に対応を受けられるケースがほどんとです。

 

デメリット③来訪者が操作の難しさを感じる可能性がある

 

受付システムを導入すると、タブレット端末の操作やQRコードの読み取りが必要なることがあります。そのため、デジタル機器に慣れていない方は、戸惑うかもしれません。

また、受付が無人だと、操作に関して不明点があってもすぐに質問できず、不親切だと感じれれる可能性があります。

 

そのため、来訪者の年齢層や機械操作の得意・不得意を考慮しつつ、シンプルな操作のシステムを選ぶとよいでしょう。

加えて、簡単な操作マニュアルや案内表示を設置しておくことで、来訪者がスムーズに受付できるようになります。

 

受付業務の効率化には、システムの導入がおすすめ！

 

今回は、受付業務の効率化を図る方法を紹介しました。

 

受付業務は来訪者の案内や取次など、業務内容が幅広く、担当者にかかる負担が大きくなりがちです。

 

こうした問題を解決するためには、受付システムの導入がおすすめです。

導入に際しては、業界や自社に合った機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

システムをうまく活用し、業務の効率化を実現しましょう。

 

販売管理システム導入を検討中の方は、ぜひ本記事を参考にして、自社の販売管理の効率化に役立ててください。

 

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