システム導入に失敗する原因と失敗を防ぐ具体的な対策
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コラム
受発注システムとは？導入のメリットとデメリット
受発注システムとは、受注と発注の処理をオンラインシステム化することで、双方の業務を効率化するものです。時間の短縮はもちろん、ペーパーレス化にもつながるため、導入を検討している企業も多いです。しかし、一口に「受発注システム」と言っても、種類がありすぎて自社に合うシステムがどれか分からないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、一般的な受発注システムのメリットとデメリットを考えながら、業務に応じたシステムの選び方を紹介します。
< 目次 >
受発注システムの機能
まずは、受発注システムにはどんな機能があるのかを見ていきましょう。
受注管理機能
注文を受け付ける機能です。お客様が発注内容を入力し、登録します。サービスの中には見積もりを算出できるものもあり、お客様はそれを踏まえた上で発注します。受注者側は、登録された注情報を確認し、作業にあたります。取引先名やサービス内容などで検索が可能なものが多いです。
納品書・請求書関連の管理機能
登録されたデータから、納品書や請求書を作成します。また、発行した書類を取引先やサービスごとにまとめて表示したり、管理することもできます。
メール機能
注文内容を、発注側と受注者側双方にメールで知らせる機能です。注文内容の確認も伴います。
顧客管理機能
いつ、どんな内容のサービスを、どのくらい発注しているのかを確認できます。また顧客ごとの発注状況を、一覧にして見ることもできます。
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在庫管理機能
商品の在庫状況を確認する機能です。入荷と出荷の状況に応じて在庫を調整したり、償却処分することもできます。
出荷管理機能
出荷の指示・管理をする機能です。商品をどう振り分けるか確定すると、倉庫に出荷指示が送られます。
受発注システムを導入する受注者側のメリット
多くの機能を有する受発注システムを導入することで、受注者側にはどんなメリットがあるのでしょうか。ここからは、受注システムのメリットをご紹介していきます。
受注管理などの管理業務の効率化
これまで電話やFAX、メールで行われていた受注業務には、多くの時間が使われてきました。このやりとりを短縮でき、業務の効率化を図れます。また、現在どの程度の受注が入っているのかを一目で確認できるほか、受注窓口を一本化することで顧客の管理も簡単にできるようになります。
ヒューマンエラーの削減
顧客が直接システムに入力することで、ヒューマンエラーの削減ができます。電話での受付では言い間違いや聞き間違いが発生するおそれがあるほか、FAXでは情報がうまく読み取れず誤って認識してしまう可能性もありますが、その危険性がなくなります。また、受付メモから自社システムへ入力する際に誤った情報を入力してしまうミスも防げます。
ペーパーレス化によるコスト削減
すべての受注管理をオンライン上で行うため、紙を使う必要がありません。そのため、用紙や印刷機、インクなどのコストを削減することができます。また、請求書や納品書を紛失する心配もなくなります。印刷、封入、発送にかかっていた手間も、ボタン一つで終わります。
メモから自社システムに記載し直す手間が省ける
電話などで受注した場合は、内容をメモした上で自社のシステムに改めて入力する必要があります。しかし、受注システムを導入すればすべて自動入力となるため、その手間が省ける上、入力ミスの削減にも繋がります。
電話確認の手間が省ける
FAXやメールでの受注の場合、内容が不明確な場合は電話で顧客に確認する必要があります。しかし、受注システムでは顧客は決まった項目を入力していくので、注文が明確になり、電話で確認する必要がなくなります。これまで余計にかかっていた時間の削減につながります。
顧客満足度の向上
受付業務にかかっていた手間を他の顧客対応にあてることができるようになります。丁寧に対応できるようになることで、顧客満足度の向上が期待できます。
不要なクレームの減少
受注入力がシステム化されることで、電話での「言った」、「言わない」といった争いを避けられます。明確な注文が、クレームの減少に繋がります。
受発注システムを導入する発注者側のメリット
受発注システムは、受注者側だけにメリットがあるわけではありません。
続いては、発注者側からみた受発注システムのメリットを考えてみましょう。
誤発注のリスクが減る
発注書を手書きする場合、数字を間違えたり誤った場所に記入してしまうといったヒューマンエラーによって、誤発注が起きてしまうおそれがあります。しかし、システムに入力することで書き間違いがなくなり、誤発注のリスクを軽減できます。
過去の発注履歴から同じ発注ができる
受発注システムでは、過去の発注履歴を呼び起こすことができます。定期的に同じ発注をするときでも、手書きの発注書では毎回同じ内容を書かなければいけませんが、システムに一度登録することでその手間が省けます。また、前回のサービスがよかったのでもう一度発注したい場合などにも有効です。
24時間いつでも発注できる
電話や店舗での発注受付の場合は、営業時間にしか発注することができません。しかし、システムが導入されていれば、オンライン上で発注できるので24時間いつでも好きな時間に発注作業が行えます。
都度確認の連絡（電話）をしなくて済む
受発注システムでは、発注後の注文状況もシステム上で見ることができます。そのため、電話で注文状況を確認する必要がなくなり、安心してサービスを受けることができます。
受発注システムのデメリット
ここまで、受発注システムのメリットを見てきましたが、このシステムにもデメリットはあります。導入時の参考に、見ていきましょう。
導入コスト
まずは費用面です。システムによって異なりますが、パッケージ化された商品ですと購入費や月額費がかかります。また、社内でゼロからシステムを開発するとなると、開発費だけでなく、システムの保守にも膨大なコストがかかります。さまざまなプランを提供している企業が多いので、自社の事情に合わせて最適なプランを選択するのが良いでしょう。
取引企業に理解してもらわないといけない
受発注システムを導入する前に、取引先からの同意を得ておく必要があります。これまで電話やFAX、メールなどで受注していた場合、突然の変更はトラブルになりかねません。発注のフォーマットが変わるのはもちろん、取引先によっては、オンライン上で発注する仕組みを持っていなかったり、自社システムの改修が必要になったりするかもしれません。取引先と良好な関係を築くためにも、事前に丁寧な説明を心がけることをおすすめします。
システムの操作など、社員の育成
導入したシステムで円滑に仕事を進めていくためには、社員がしっかりとシステムを熟知し、使いこなせることが求められます。システムの操作方法や、顧客情報の管理の仕方など、これまでと異なる点をきちんと事前に社員へ説明し、育成することが必要です。
受発注システムの選び方
受発注システムのメリットとデメリットをご紹介してきましたが、それを理解した上で重要になるのが、どのシステムを選ぶかです。数多あるシステムから自社に適したシステムを選ぶには、どんなポイントを見たらいいのでしょうか。
業界・業種に特化しているか
業界や業種によって、受発注の作業手順や問題点はさまざまです。さらに、同じ業種であっても、企業によって求めるサービスは異なるでしょう。まずは、そのシステムが業界・業種にフィットしているのか、そして自社が求めているサービスがすべて含まれているのか、確認しましょう。
操作性の難易度
システム導入の最大のメリットは、手間を省けることです。それなのに、操作が複雑で時間がかかってしまうようでは、メリットを享受できません。受注者側と発注者側、どちらも簡単に操作できるシステムになっているかどうかも、チェックポイントの一つです。システムの中には、試用期間やデモサービスが用意されているものもあるので、活用してみてください。
サポート体制の充実
サービス提供者が親身に寄り添ってくれるかも、重要なポイントです。受発注システムは、その会社にフィットしたものを選ぶ必要があり、導入前には入念に計画を立てなければいけません。その際にしっかりとサポートしてくれる、豊富なノウハウを持つ業者を選びましょう。また、導入後のアフターフォローが充実しているかどうかなどもチェックしておきましょう。電話サポートや訪問サポートのほか、ファイルのバックアップサービスを提供している企業もあります。
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産廃処理運搬業者が受発注システムを導入すべき理由
産業廃棄物の収集運搬業者や処理業者は、非常に多くの情報を扱います。受注の際には、排出事業者の所在地や名称、さらには廃棄物の種類や分量など、たくさんの情報を必要とします。
これを電話受付や手書き入力するとなると、時間と手間がかかる上に、書き間違いや聞き間違い、入力ミスといったエラーにつながります。
産業廃棄物の収集運搬業者や処理業者が予約システムを導入することで、業務の効率化はもちろん、時間を有効に使えるためサービスの向上も実現できます。
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いかがでしたか？
今回は、受発注システムのメリットとデメリットをご紹介しました。自社にピッタリなシステムを選択できるよう、参考にしていただければと思います。
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