電子契約とは？メリット・デメリットや導入までの流れを解説

近年では、IT技術の発達やデバイスの普及により、働き方やビジネススタイルにも変化が生じています。 特に、会社にいなくても取引を進められるため、頻繁に用いられるようになったのが、電子契約です。しかし、電子契約が本当に有効なのか、取り扱いが難しいのではないかなど、不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

 

そこで本記事では、電子契約の特徴やメリット・デメリット、導入や契約の流れを解説します。電子契約の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

 

 

電子契約とは

 

電子契約とは、電子文書（電子ファイル）に電子署名（サイン）をすることで交わす、契約形態のことです。
従来は、企業同士または企業と個人が契約を交わす際、紙の契約書に契約者が直筆で署名し、押印するのが一般的でした。しかし、紙媒体による契約は面会や郵送の手間がかかり、保管業務が煩雑であるといった課題がありました。

さらに、近年ではテレワークやデジタル化の流れが強まったこともあり、行政手続きにおける脱ハンコ化をはじめとして、電子契約への注目が高まっています。

 

文書が証拠として認められるためには、本人の意思により作成されたことを証明しなければなりません。
紙の契約書では、双方が押印したことが契約締結の証となり、本人が作成したことの証明として印鑑証明書、改ざんを防止するために契印や割印が用いられます。

一方で電子契約においては、押印の代わりに電子署名・電子サインを行い、本人性を担保するために電子証明書を用います。また、押印された時刻を記録するタイムスタンプを利用することで、文書の改ざんや情報の不正を防止できます。

 

電子契約であっても、その法的効力は紙媒体の契約と同様です。
民事訴訟法第228条第1項、第4項では、本人の署名または押印があるものについては、本人の意思によるものと推定されるとしています。
また、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）第3条においても、本人の電子署名がされているものは、正式に成立したものと推定するとしています。

 

つまり、本人の電子署名がある電子文書や電子ファイルは、法的な証拠文書となります。

 

署名の方法

 

電子契約の大きな特徴は、署名や押印・電子文書の送付や保管など、契約の全工程をオンライン上で行う点です。

 

電子文書に署名する方法は、電子署名タイプと電子サインタイプの2種類があります。

電子署名タイプでは、第三者機関である電子認証局によって発行された電子証明書を用いて契約します。この電子契約書は、電子認証局が厳格な本人審査を行って発行しているため、本人性と正確性が担保されています。当事者型、実印型と呼ばれることもあります。
一方で電子サインタイプは、PDFの電子署名ツールを用いて作った手書き署名や、第三者の電子証明書による電子署名を用いる方法です。メール認証やシステムログなどを用いて本人性を担保します。立会人型、認印型と呼ばれることもあります。

 

電子署名タイプは証拠力が強いものの、電子証明書取得などの手間がかかります。
一方で、電子サインタイプは取引に関する負担が少ないものの、証明書単体での証拠力がやや劣る場合もあります。訴訟の際には、社内規定や運用で証拠力を補う必要があるため、同じ電子契約であっても、契約の重要度やシーンに合わせて署名の方法を選ぶのがおすすめです。

 

電子契約のメリット

 

書面契約から電子契約に切り替えることで、業務面やコスト面などにおいてメリットが得られます。ここでは、電子契約を導入する具体的なメリットを見ていきましょう。

 

業務の効率化

 

電子契約では契約書のやり取りが全てオンライン上で行われます。

電子ファイルをアップロードするだけで、取引相手に契約書を届けられるため、手間のかかる事務作業を省略可能です。従来、契約にかかっていた時間や労力を有効活用できるため、業務全体の効率化に繋がるでしょう。

 

紙媒体の契約では、契約書の印刷・製本・押印・郵送などの業務が発生します。
また、対面で契約を交わす際は、取引相手との日程調整や打ち合わせの準備も必要です。

 

コスト削減

 

紙代や印刷・製本・郵送に関わる事務費用や人件費もかからないため、コストを大幅に削減できます。

 

紙の契約書は、契約金額に応じた印紙を貼って納税する義務があります。
一方で、電子契約は印紙税法における「文書」に当てはまらず、印紙を貼る必要はありません。

 

保管・管理の効率化

 

契約書は種類ごとに、法律により一定期間の保管が義務付けられています。

 

電子契約では自社サーバーやクラウド上にデータを保存するため、書類の保管スペースが必要ありません。また、検索機能やフィルタリングによって、データの閲覧・整理も簡単に行えます。セキュリティ面の強化やバックアップによって、情報漏洩や紛失のリスクを最小限に抑えられます。

 

紙の契約書は原本をファイリングし、鍵付きのキャビネットや書庫に保管しておくのが一般的です。ファイルはかさばるため保管スペースの確保が必要な上、書類の整理に手間がかかります。また、自然災害や事件で紛失する可能性も否めません。

 

コンプライアンスの強化

 

電子契約では契約締結までのプロセスや、電子データの取扱に関する情報が可視化されます。電子データの作成や編集に関わった人や時間が記録されます。
また、電子署名を行うことで本人性が証明されるため、改ざんや不正が起こりにくいです。

 

利用するシステムによっては電子データの閲覧権限も厳密に管理できるため、契約関係者以外に見られることも防げます。
電子契約によりコンプライアンスが強化されれば、企業の社会的信頼性の向上にも繋がるでしょう。

 

テレワークと相性がいい

 

電子契約は手続きの全工程がオンライン上で完結します。
契約書の押印や印刷のために、会社へ出向く必要がありません。

 

まさに、時間と場所を選ばないフレキシブルな働き方に適しています。

 

契約締結までの時間短縮

 

電子契約ではオンライン上にアップロードされた電子ファイルをリアルタイムで確認できるため、即日の契約締結も可能です。また、相手の手続き状況を確認したり、進捗を管理できるため、コミュニケーションが取りやすくなります。

 

紙媒体の契約では、契約書の郵送や面会のための日程調整が必要で、契約締結までに数日かかります。特に郵送の場合は、書類の受け取りや返送手続きに時間を要し、契約締結をスムーズに運べない可能性も考えられます。

 

電子契約のデメリット

 

一方で、電子契約を導入する上では、留意すべき点もあります。

 

取引先への依頼や説明

 

電子契約を導入する上では、取引先の協力と理解が欠かせません。

 

電子契約のメリットや法的効力、運用の仕組みや流れなどを説明し、不安な点や疑問点を解消しておきます。
また、運用開始後も設定や操作などのサポートを綿密に行うことが重要です。

 

社内の業務フローの変更

 

電子契約を導入すれば、社内の業務フローが変わることになります。
会社全体での大きな改革となるため、従業員の戸惑いや混乱を招く恐れもあります。

 

導入に際しては、電子契約を取り扱うための社内教育や研修を行い、運用の管理体制を整えておく必要があります。

 

サイバー攻撃のリスク

 

電子契約のデータは自社サーバーや、インターネットのクラウド上に保存されます。
サイバー攻撃やウイルスによる情報漏洩のリスクは多少なりとも否めません。

 

導入の際には、高度なセキュリティ対策が施されたシステムを選ぶほか、社内のセキュリティ環境を整えることが重要です。

 

電子契約ができない契約も

 

電子契約は法的根拠があるものの、一部の契約では適用できない場合があります。
例えば、宅地建物売買等媒介契約や訪問販売等特定商取引における交付書面などでは、書面による契約書での契約が義務付けられています。

 

正しい運用のために、関連するルールや法令を確認しておきましょう。

 

電子契約導入の流れ

 

電子契約を導入する際は、まず現状の契約書や業務フローを見直します。

契約書の種類や作成・対応頻度、保管方法、契約業務の課題点・改善点などを明らかにします。

 

次に、導入の目的を定めた上で電子契約の範囲を検討し、システムの選定を行います。
電子契約システムは機能やコスト、運用方法などで違いがあるため、自社に適したシステムを比較検討しながら選ぶことが重要です。

 

また、システム担当者や電子契約を扱う部署の担当者を交え、要件定義を行います。
機能の必要性や利便性、運用体制やルール・業務フローを整理します。

 

 

導入するシステムと運用体制が整ったら、社内と取引先への周知を行い、いよいよ本導入です。スムーズに利用開始できるよう、社内教育や研修を行ったり、利用マニュアルを作成します。

 

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電子契約を用いた契約締結までの流れ

 

電子契約システムを利用すれば、契約書に関わる業務をシステム上で完結できます。

 

まずは、作成した契約書をシステム上にアップロードし、取引先へ送信します。
送信のタイミングで、システムによって自動的に契約書へ電子署名とタイムスタンプが付与されます。

 

受信者は指定のURLからアクセスすることで、契約書を閲覧可能です。
必要に応じて閲覧時にパスワードを設定することもできます。問題がなければデータに署名をしたり、承諾ボタンを押すことで、日時が保存され契約締結となります。

 

電子マニフェストとは

 

排出事業者が産業廃棄物の処理を委託する場合、マニフェストの交付が義務付けられています。
マニフェストに関わる書類の発行や管理は複雑で、不安と感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

しかし、近年電子契約をはじめ様々なビジネスの電子化が進む中で、マニフェストも電子化が可能となりました。
こちらの記事では、この電子マニフェストの詳細やメリットデメリットをご紹介しています。

 

気になる方は、ぜひご参照ください。

 

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電子マニフェストとは？メリット・デメリット

 

電子契約を正しく安全に活用しましょう

 

いかがでしたでしょうか。
今回は電子契約の特徴やメリット・デメリット、導入や契約締結までの流れを解説しました。電子契約は場所や時間に左右されず、利便性の高い契約形態と言えます。

ただし、トラブルの防止や安全性の担保のためには、正しい知識と運用が欠かせません。電子契約を上手に活用して、業務の効率化やコストの削減を目指しましょう。

 

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