基幹システムとは？メリットや選び方を解説

業務の中核を担い、企業の安定経営に欠かせないのが、基幹システムです。
基幹システムには多くの利点があり、規模を問わず導入する企業が増えています。

そこで本記事では、基幹システムの役割や主な種類、導入のメリットや流れなどを解説します。
基幹システムの導入を検討している方や、業務体制の改善を目指している方は、ぜひ参考にしてください。

 

 

基幹システムとは

 

基幹システムとは、人材や商材・金銭や情報など、業務にまつわるあらゆる情報をコンピューターで管理するシステムの総称です。
人間の体力や能力ではカバーできない膨大なデータを整理し、最適化します。

 

まさに企業の根幹を支え、円滑な経営活動に不可欠な存在です。
基幹システムの内容は一律に決まってはおらず、業種や職種によってカスタマイズできます。

 

ここでは、基幹システムを構成する主な種類について見ていきましょう。

 

在庫管理システム

 

企業が扱う在庫データを統合し、管理するシステムです。
主に製造業や小売業など、商材を抱える業種において利用されます。
製造業では完成形だけでなく、原材料や部品、製造途中の半製品などもシステム管理の対象です。

 

在庫管理システムでは、「入荷・入庫機能」によって在庫を受け入れ、倉庫などの保管場所で「棚卸機能」による数量確認が行われます。
「ピッキング機能」により出庫する在庫を管理し、「出庫・出荷機能」で検品・出荷作業が行われます。

 

在庫管理システムは、販売管理システムや生産管理システムと連携して操作されるのが一般的です。

 

販売管理システム

 

主に実店舗やECサイトを運営する販売業において用いられるシステムです。
受注から代金の受け取りまで商材と金銭のフローを管理します。

いつ・誰に・どこで・何を・いくつ・いくらで販売したかの情報が可視化され、商品の人気度や利益率が分析しやすくなるため、マーケティング戦略や経営判断に活用できます。

 

販売管理システムは、飲食・アパレル・医薬品など細かいカテゴリーに特化したフォーマットがあるため、自社に適したシステムを選びやすいです。

 

生産管理システム

 

主に製造業で用いられる、生産現場の情報を管理するシステムです。
原材料や製品の数量・納期・保管場所・工数など、一連の生産プロセスの中で必要な情報を一元化します。

 

商品の生産計画や出荷状況・予算などをチェックし、納期遅れや不良品を防ぎ、品質・サービスの向上が期待できます。

 

顧客管理システム

 

顧客との関係性を管理し、顧客満足度を高めることを目指したシステムです。
CRM（Customer Relationship Management）とも呼ばれます。

 

ビジネスを成り立たせるためには、顧客の存在が欠かせません。
顧客を起点とした事業戦略やマーケティング手法を管理・構築するために用いられます。

 

顧客管理システムは、顧客情報だけでなく商談情報も記録し、購買管理システムや会計システムと連携します。

 

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勤怠管理システム

 

社員の労働時間を管理するシステムです。
近年、働き方改革が強くうたわれるようになり、時間外労働の上限や有給休暇の取得日数が法令で定められました。
また、在宅勤務や時差出勤などにより、勤怠管理が煩雑になっているのが現状です。

 

勤怠管理システムでは、このような複雑な労働形態に柔軟に対応し、勤務開始・終了時刻や休暇の取得状況を把握します。

 

また、給与計算システムと連携させることで、経理業務の効率化にも貢献します。

 

基幹システムを導入するメリット

 

種類豊富な基幹システムですが、導入するメリットは何でしょうか。

 

情報が統合される

 

前述の通り、基幹システムは在庫や人事まで幅広い分野の情報を管理します。

部門をまたいで情報を保管・活用できるため、企業内の連携が取りやすくなります。

データを一元管理するため、必要時に必要な情報を抽出しやすく、データの紛失や重複といったミスも削減可能です。

 

経営状況を容易に把握できる

 

基幹システムにより、商材や人材、金銭、設備などあらゆる資源の流れを把握できます。
分析ツールにより膨大なデータを分析・処理し、分かりやすい形で可視化できます。

リアルタイムで一元化された情報により、整合性の取れたスピーディーな意思決定も可能です。

 

業務効率が上がる

 

従来、人の手により行われていたデータの入力や書類の作成は、基幹システムを利用することで、その手間を削減できます。

例えば、在庫管理システムと販売管理システムが連携されている場合、仕入れた在庫の数値を入力するだけで、商品が売れた後の出庫から納品までの情報が自動でアップデートされます。

さらに、顧客管理システムと会計システムも連携していれば、入金管理や販売分析に役立ちます。

 

社内スキルを標準化できる

 

基幹システムにより業務が効率化されると、覚えるべき作業や必要な知識・技術も減ります。
基幹システムを共通して使えるようになれば、社員同士のスキルの差を埋めやすく、業務の標準化が可能です。

採用のハードルも低くなり、人材を確保しやすくなります。

 

人為的なミスを減らせる

 

手動の作業が多いほど、人為的な失敗や過失が発生しやすくなります。
基幹システムでは主要業務が自動化されるため、こうしたミスの削減が可能です。

結果的にサービスや品質の向上につながり、顧客満足度や企業のイメージアップも期待できます。

 

基幹システムを導入するデメリット

 

導入のメリットが大きい基幹システムですが、デメリットも存在します。

 

まず、基幹システムを導入する際には、サーバーの構築費用やソフトウェアの購入費用、データ移行費用などのさまざまな初期費用がかかります。保守・運用する中でも随時、カスタマイズ費用やメンテナンスの人件費など、ランニングコストの発生が避けられません。

 

さらに、従来のシステムから新システムへとデータを移行する必要があります。

基幹システムでは経営に関わる重要な情報を扱うため、リスクヘッジを行いながらの作業が欠かせず、一時的に業務負荷がかかるかもしれません。

 

また、新システムに慣れるまでは一定の時間を要するでしょう。

使用方法からセキュリティ対策まで、社員教育が必要となります。

 

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基幹システムとERP・情報系システムの違い

 

基幹システムと類似する言葉に、ERPや情報系システムがあります。
ここでは、それぞれの違いについて見ていきましょう。

 

ERPとの違い

 

ERPとはEnterprise Resource Planningの略で、企業資源計画を意味します。

具体的には、ヒト・モノ・カネといった企業のあらゆる資源を一括管理するための戦略やシステムのことです。

 

一方で基幹システムとは、販売管理や在庫管理など独立したシステムを指します。
それぞれの基幹システムを連携させることで、ERPのような機能を果たすと考えると良いでしょう。

 

情報系システムとの違い

 

情報系システムとは、業務の効率的な遂行を補助し、コストの最適化に貢献するシステムを指します。
グループウェアやビジネスチャットなどがその一例です。

 

情報系システムはあくまで補完的な役割を果たすのに対し、基幹システムは業務の根幹を支えます。
そのため、情報系システムが停止した場合に比べ、基幹システムが停止した時の業務への影響は甚大です。

 

基幹システムの選び方のポイント

 

基幹システムを導入する際は、社内の課題やニーズを把握した上で、必要な機能を備えているかを確認しましょう。また、費用対効果も重要な判断ポイントです。

 

基幹システムは重要なデータを扱い、長く使っていくものです。

情報漏洩やサイバー攻撃などを防ぐためには、セキュリティ機能が十分に備わったシステムでなければなりません。万が一、トラブルが発生した際に迅速な対応が可能かどうか、サポート体制の充実度も確認しておきましょう。

 

基幹システム導入の流れ

 

基幹システムを導入する際は、まず業務上の課題点や改善点を洗い出し、必要な機能や達成したい目標を明らかにします。

 

その上でコンセプトに合ったベンダーや製品を選び、カスタマイズの可否やコスト計算を行います。
ベンダーと話し合いながら設計・開発されたシステムをテストし、導入環境を整えたら、システムの運用開始です。

 

基幹システムの導入後も、適宜ベンダーのサポートを受けながら、社内体制を整備していきます。

 

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基幹システムの寿命

 

一般的に、基幹システムの寿命は14年前後と言われています。

では、古くなった基幹システムを使い続けるデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

 

【古くなった基幹システムを使うデメリット】

• ・業務がはかどらない
• ・顧客満足度が落ちてしまう
• ・維持費用がかかる

 

その他のデメリットや基幹システムを入れ替える際のポイントについては、こちらの記事をご覧ください。

【おすすめ記事】
基幹システムを入れ替える際のポイント

 

最適な基幹システムを取り入れてスムーズな業務を

 

いかがでしたでしょうか。
今回は基幹システムの種類やメリット、導入の流れなどを解説しました。

基幹システムを取り入れる効果は大きいものの、コストや手間がかかったり、運用が定着しづらかったりと、少なからずリスクを伴います。
そのため、基幹システムを選ぶ際は、手厚い保守体制の有無も判断基準となります。

 

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