契約業務で課題となるポイントや効率化する方法を紹介

契約業務は契約上のトラブル防止のために必要な業務であり、効率化することでより円滑に作業が進みます。

しかし、契約業務を担当している方のなかには、「契約書の管理が煩雑で、効率化にまで至らない」といった経験がある方も多いのではないでしょうか。

 

そこで本記事では、一般的な契約業務の流れや、効率化する方法を詳しく紹介します。

契約業務の負担を軽減したいご担当者様は、ぜひ最後までお読みください。

 

契約業務とは

 

契約業務とは、契約審査の依頼から契約書の作成や交渉、締結、そして契約管理までの業務のことを指します。

 

企業で契約業務を行うのは、主に法務部門です。

法務部門が存在しない場合は、総務担当者が代わりに業務を担ったり、外部の弁護士に依頼したりするのが一般的です。

 

契約に関する一連の手続きを行う契約業務は、企業においてなくてはならない業務の一つといえます。

その理由は以下で紹介しますので、ぜひご確認ください。

 

契約業務が重要な理由

 

契約業務が重要視される理由として、“自社を契約にまつわるトラブルの危険性から守るため”といった点があげられます。

契約を結ぶ当事者は、契約が締結されると権利と義務が発生し、契約内容に拘束されます。

そのため、契約書の内容をしっかりと確認せずに契約を結んでしまうと、自社に不利益な内容が含まれていた場合、損害を受けてしまうかもしれません。

 

このようなリスクを未然に防ぐには、契約を結ぶ前は契約書の内容を審査・交渉し、自社を契約にまつわるトラブルから守ることが大切です。

 

契約業務の流れ

 

契約業務は、自社が損害を被らないために必要なものです。

 

では、その業務フローには、いったいどのような手順が含まれるのでしょうか？

ここからは、契約業務のフローを順番にお伝えしていきます。

 

①契約審査の依頼

 

契約業務を行う法務部門では、契約の締結を要する部署から、契約の審査や契約書の作成などの依頼を請けます。

その後、契約業務の担当者と依頼者で、取引の概要や契約審査にあたって注意すべき点、審査が完了するまでの日程などの情報を共有し、すり合わせます。

 

なお、契約の締結を進めるにあたって、自社内の知識が足りない契約領域については、無理に検討を進めず、外部の法律専門家に依頼するのも一つの方法です。

 

②契約審査・契約書の作成

 

次に、契約審査と契約書の作成を行います。

契約審査とは、会社が締結する契約書の詳細を確認することです。

これは主に、相手方の企業が契約書のドラフトを作成した際に実施します。

 

一方で、自社がドラフトを作成するケースもあります。

その場合、取引に必要な情報を可能な限り盛り込む必要があるので、慎重に検討しながら進めましょう。

 

③契約交渉

 

契約交渉とは、相手方の企業と会議を重ね、契約条件に関して共通の認識をもつことです。

この段階では、契約書の内容はまだドラフト状態のままで、契約審査と交渉が繰り返し行われます。

 

最終的に、契約書の内容に双方の意見が取り入れられ、合意が出れば契約書の完成です。

 

④契約の締結

 

契約の締結とは、契約の当事者同士が合意し、契約を正式に成立されることを指します。企業が契約を締結する主な方法には、紙の契約書（書面）を使う方法と、電子契約を使う方法の2つがあります。

 

書面と電子では、以下のように手順が異なります。

まずは、書面の場合の手順を確認しましょう。

 

【書面による契約手順】

• 1.自社で契約書の内容を確認する
• 2.契約書を印刷し、収入印紙を貼りつける
• 3.契約書に記名押印または捺印を行う
• 4.契約書を相手方の企業に郵送し、返送を受け取る
• 5.双方が契約書をそれぞれ保管する

 

書面の場合、直接署名や押印が行われるため、本人性を担保しやすいという利点があります。

 

続いて、電子の場合の手順は以下の通りです。

 

【電子による契約手順】

• 1.自社で契約書の内容を確認する
• 2.電子契約システム上に契約書をアップロードする
• 3.電子契約システム上で、双方が電子署名する
• 4.電子契約書をシステム上でそれぞれ保管する

 

電子契約書はシステム上で保管するため、印紙代が不要で、紛失するリスクも少ないという利点があります。

また、郵送にかかる手間も省けるので、書面での契約よりも短期間で締結まで進められるでしょう。

 

⑤契約書の保管・管理

 

締結した契約書は、その後の保管も重要です。

 

契約書の保管場所は、“必要なときにすぐに取り出せる場所”が適しています。

契約書を決まった場所に保管しておけば、担当者が変わったときでもすぐに確認でき、業務が滞ることはありません。

 

電子による契約の場合は、契約書へのアクセスを特定の人物に限定しておくと、機密情報の漏洩も防げます。

 

契約業務で課題となるポイント

 

前項では契約業務の手順を紹介しましたが、ここからは、それらの業務を行ううえで課題となるポイントを解説します。

 

ポイント①法律やリテラシーの知識にばらつきがある

 

前提として、契約業務を行う際は、法律や自社の方針などに対する深い理解が求められます。

法務部門と事業部門で情報や知識の理解にばらつきがあると、契約業務をスムーズに進めることはできません。

そのため、契約を進めるうえで、情報や知識の理解に差がある場合は、互いに理解が不十分な情報を補完し、確認し合いましょう。

 

各部門が、双方の専門知識への理解を深めると、よりスムーズな契約業務が行えます。

 

ポイント②契約交渉にコミュニケーションコストがかかる

 

法務部門の方が直接契約交渉に赴かない場合、“自社法務→自社事業部門→相手方事業部門→相手方法務”と、一つの情報を伝えるのに複数の部門を介することがしばしばあります。

そうなると、それぞれが伝えたい情報が上手く伝わらず、正確な情報伝達に時間と手間がかかってしまいます。

 

このような状態では、契約もスムーズに進みません。

したがって、法務部門の方は事業部門の方に交渉で必要となる情報を渡すとともに、契約の場に同席することもできるかどうかを確認してください。

 

契約業務を効率化する方法

 

工程の多い契約業務は、担当者一人ひとりに負担がかかりがちです。

そのため、業務を効率化して負担を減らすことが重要となります。

 

ここからは、契約業務の効率を上げるための方法を紹介します。

 

業務フローを整備する

 

契約業務を効率化する方法として、まず業務フローを整備することが基本です。

 

契約書の作成から、保管・管理までの工程をマニュアル化して社内で共有すれば、業務内容のムラが抑えられるため、業務をより効率的に進められます。

 

また、急な組織変更などによって、工程を変えざるを得ないこともあるでしょう。

そのような際も、契約業務を標準化していれば、業務フローの見直しや更新にも柔軟に対応できるはずです。

 

業務フローは、一度作ったら終わりではありません。

常に最新の状態を維持することで、契約業務の効率化につながります。

 

他部署としっかり連携する

 

契約業務を進めていくなかで、法務部門と事業部門がきちんと連携をとることも重要です。

 

法務部門のみで契約を進めていた場合、実際に業務を実行する事業部門とのコミュニケーションがとれていなければ、取引の目的や戦略を契約書に反映させることは困難です。

また、事業部門が法務部門に取引の概要を詳細に伝えなければ、適切な契約審査もできません。

 

したがって契約業務を行う際は、双方が積極的にコミュニケーションをとることが不可欠なのです。

 

契約管理の体制を整える

 

繰り返しになりますが、契約書は必要なときにすぐ取り出せる場所に保管しておかなければなりません。

 

取り出しやすさを重視するなら、データでの管理も検討しましょう。

契約管理をデジタルで一元化することで、急な体制変更があったとしても、情報の検索や整理が簡単に行えます。

 

また現在、社内で紙の契約と電子契約が混在しているのであれば、デジタル化を推進することで煩雑な契約業務を効率化できます。

 

契約業務を行う際の注意点

 

契約業務はシステムを導入したり、マニュアルを用いたりすることで効率化が叶います。

ただし、契約業務を実行するうえで、気をつけなければならない点も存在します。

 

法改正に対するアンテナを張る

 

契約業務を行う際は、法改正の情報に対して常にアンテナを張り、最新情報を取りこぼさないようにしなければなりません。

なぜなら、法律は頻繁に改正されるものであり、そのなかには業務フローに直接関係するものもあるためです。

 

法改正やそのほかの最新情報を企業内で共有しておくと、業務を進めるときの認識のズレを減らせます。

また、相手方の企業と契約交渉を行う場面でも、法改正に関わる情報を正確に把握しておけば、よりスムーズに交渉が進むでしょう。

 

修正内容を見逃さない

 

契約審査や交渉を行う際は、修正すべき条項を見逃さないようにしましょう。

特に注視すべき項目を以下の表にまとめましたので、ご参照ください。

 

契約を進めていくなかで、特に確認が必要な項目

項目	内容
自社に不利益な条項	法令の原則や実務慣行を配慮し、相手方の企業が有利で自社に不利益なものがあれば修正する
不確かな条項	内容が不確かな条項があれば契約トラブルの原因となるため、修正する
過去の契約との整合性	過去の契約との内容に矛盾があると、契約トラブルの原因となるため、整合しない条項は修正する
強行規定に違反する条項	強行規定に違反する条項は無効なので、修正する
法令上の記載事項の欠落	法令で記載が必要な事項が抜けている場合、契約自体が無効になったり、行政処分を受けるリスクが生じたりするので、必要な事項はすべて記載するように修正する

 

このように、契約を締結する前に修正が生じる可能性が高い項目は、いくつもあります。

 

そのため、修正すべき内容を見逃さないよう、法務部門内でダブルチェックを行うといった対策をとるのが良策です。

 

『環境将軍R』導入で、契約業務のさらなる効率化を実現

 

これまで紹介してきた契約業務は、専門システムを導入することによって効率化が可能です。

そこでおすすめなのが、廃棄物処理や資源リサイクル業者向けに開発された、株式会社ＪＥＭＳが提供する『環境将軍Ｒ』です。

 

ここからは、環境将軍Ｒを実際に導入していただいた、J&T環境株式会社様の導入事例をご紹介します。

 

契約書のデータ管理で、契約業務の工数を大幅に削減

 

同社では、契約書の一元管理や入荷受付時の契約書チェックの煩雑さなどを課題として抱えていました。

また従業員からは、「今まで使用していた基幹システムを現状に合わせてカスタマイズし、使いやすいものへと更新したい」といった声があげられていたようです。

 

そこで、基幹システムのカスタマイズを繰り返すか、新しいパッケージシステムを取り入れるかといった点で悩んだ末、後者を選択しました。

そして選ばれたのが、契約書管理はもちろん、見積書の作成や顧客管理もできる環境将軍Rです。

 

このシステムを導入したことによって、今まで確認作業や入力作業にかかっていた時間が減り、手入力によって生じていた人為的ミスもなくなりました。

その結果、作業効率はグンと上がり、従業員たちの業務にかかる工数も削減できたのです。

 

今回紹介した導入事例の詳細は、以下のページでご覧いただけます。

 

関連記事：「環境将軍R」の導入事例＞J&T環境株式会社 様

 

契約業務は効率化を進めることで、一人ひとりの負担を減らせる

 

今回は、契約業務の流れや効率化する方法を紹介しました。

 

契約業務を効率化する際は、他部署とコミュニケーションをとり、情報の共有を行うことで、よりスムーズに進められるでしょう。

 

契約業務は、契約書を作成して締結まで進んだら終わりではなく、その後の管理も重要です。紙ではなくデータで管理することで工数を削減でき、業務の効率化にもつながります。

さらに、自社の業務に適したシステムを導入することで、より効果的に契約業務を最適化できます。

 

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