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コラム
マニフェスト紛失時の対処法
排出事業者が事業活動から出た産業廃棄物の処理を廃棄物処理業者へ委託する場合、マニフェストの交付が欠かせません。
マニフェストは処理完了後も一定期間保管する義務があり、なくすと罰則の対象となる可能性があります。
廃棄物を取り扱う量が増えるほど、業務負荷だけでなくマニフェストも増加傾向となります。
整理ができないままマニフェストがかさばってしまい、紛失しないか心配な方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、マニフェストを紛失する主な理由や紛失時の対処法、予防策などを解説します。
煩雑なマニフェスト業務にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
< 目次 >
紙マニフェストを紛失したときの対処法
万が一、発行したマニフェストや控えの票が見つからず紛失が疑われる場合、一つ前の工程の伝票をコピーすることで対処できます。
紛失後にコピーで対応可能な伝票は以下の通りです。
コピーできる伝票
■排出事業者の場合
- ・A票→B1票
- ・B2票→B1票
- ・D票→C1票
- ・E票→C1票
■運搬業者の場合
- ・B1票→B2票
- ・C2票→C1票
■処分業者の場合
- ・C1票→C2票
コピーした伝票には分かりやすく印をつけ、紛失日時や経緯を記録しておきましょう。
紙マニフェストを紛失する主な理由
一般的なマニフェストの形式は、複写式の７枚綴りです。
交付されたマニフェストは運搬業者、処分業者の元へとわたり、90〜180日以内に排出事業者へ返却されます。
この長期間のうちに、廃棄物を取引するのが1社とは限りません。
多くが、複数の排出事業者・廃棄物処理業者との取引を同時進行することになり、適切な管理をしていないと書類がバラバラになって紛失しやすくなります。
紛失した場合、再発行は問題ないのか
マニフェストは、交付から５年間の保存義務があります。
原則、マニフェストの再発行は推奨されません。
再発行するとマニフェストの二重交付となり、委託状況と食い違う虚偽の交付とみなされる場合があるからです。
また、再発行後に出てきた原本を捨ててしまうと、マニフェストの保管義務を違反したことになりかねません。
マニフェストをなくした時は、前述の通りコピーをとって対応しましょう。
速やかな対応を怠り、マニフェストの未保管が発覚した場合も、処罰の対象となるため注意しましょう。
紙マニフェストを紛失しない予防策
ここでは、紙マニフェストを紛失しないための方法を解説します。
予防策①バインダーで整理する
綴じる枚数に応じて厚さを選択でき、立てかけて整理できるタイプのバインダーの使用がおすすめです。
排出事業者の場合は、処分業者ごとにバインダーを用意し、「処理済み」と「未処理」のタグを作りましょう。
マニフェスト交付後に手元に残るA票はクリアポケットに入れ、未処理タグの後ろにファイリングしておきます。運搬・処分業者からB2票・D票・E票が返ってきたら、内容を確認して該当のA票とホチキスで留めます。A〜E票は再びクリアポケットに入れて、処理済みタグの後ろにファイリングして保管しましょう。
運搬・処分業者の場合、最適なバインダーの単位は業種業態や月々のマニフェスト処理量によって異なります。
どのような単位の場合も、排出事業者の名称順や、交付日、終了日順など一定のルールの下で管理するとよいでしょう。
予防策②電子マニフェストを導入する
ＪＷセンターを介して排出事業者と廃棄物処理業者がマニフェスト情報を共有できるサービスを、電子マニフェストといいます。
マニフェストの登録から管理・保存まで全ての工程が電子化されています。
そのため、各業者にマニフェストの保存義務がなく、紛失のリスクもありません。
不正の防止や業務効率化など電子マニフェストはメリットが多いため、導入が進んでいます。
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マニフェストの不備、違反における罰則
マニフェストの取り扱いで不備や不正があった場合、廃棄物処理法違反とみなされます。
その場合、1年以下の懲役または100万円以下の罰金という重い罰則が科されるため、慎重な判断・行動が重要です。
電子マニフェストのメリット
紙マニフェストとは違い、紙媒体での保存ではなくなるので紛失といったリスクがなくなります。
その他にも、電子マニフェストでは記入事項をシステムで管理しているので、記載漏れなどのミスを減らすことができます。
情報の入力も簡単にできる仕様になっており、インターネットやパソコン作業が苦手な方でも、問題なく導入できるのも魅力でしょう。
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いかがでしたでしょうか。
今回は、マニフェストの紛失に関する情報を解説しました。
電子マニフェストに移行することで、紛失のリスクを減らし、業務を効率化できます。
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