販売管理とは？現状の課題と効率化のためにできることを解説

販売管理は、何かしらの商品やサービスを販売している企業にとって、切っても切り離せない大切な業務です。

人材不足に悩む事業者が多いなか、販売管理の効率化に重要性を見出している企業は少なくないでしょう。

 

本記事では、業種を問わず一般的な販売管理について、その概要や業務ごとの課題、効率化を図るためのアイデアをお伝えします。

「販売管理を効率化して、社内の業務負担を軽減したい」とお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

 

販売管理とは

 

販売管理は、企業活動における“お金”と“モノ”の流れを管理する業務の総称です。

“いつ・どこで・誰に・何を・いくつ・いくら”で売ったのかの要素に分けて、商品やサービスの販売状況を項目別に管理します。

これらに加え、売上代金の回収方法や販売履歴、在庫や顧客情報なども管理業務に含まれます。

 

有形・無形を問わず、商品やサービスを販売する企業にとっては欠かすことのできない業務です。

 

販売管理の目的

 

販売管理による成果を得るには、目的を押さえておく必要があります。

どういった目的があるのか、以下にまとめましたので見てみましょう。

 

【販売管理の目的】

• ・販売業務の効率化
• ・利益の拡大
• ・顧客満足度の向上

 

販売管理では、収支の状況を可視化し、損益や商品ごとの売上を把握します。

お金とモノの流れを一元管理することで、販売管理の効率化につながり改善に活かせる情報が入手しやすくなります。

結果的に、不要な在庫や保管コストの削減、顧客ニーズに応じた販売活動の実現にもつながるのです。

 

販売管理の業務フロー

 

販売管理の業務は、業種や業態によって多少異なるものの、基本的には以下の流れで進めます。

 

【販売管理の業務フロー】

• ➀受注管理
• ➁出荷管理
• ➂請求管理
• ④仕入れ管理
• ➄在庫管理

 

それぞれの内容や役割を詳しく解説します。

 

①受注管理

 

受注管理は、顧客への見積もりの提示や契約締結など、受注するまでの一連の流れを管理する業務です。

 

顧客から注文を受けたら、まずは見積書を提出します。

見積書には商品の数量や価格、納期などを記載しておき、顧客と企業、双方の認識に相違がないか確認しましょう。

 

提示した見積書の内容で合意を得られれば、契約の締結に進みます。

契約書の作成に際しては、あとになってトラブルが発生しないよう、商品の保証や納期、支払い方法など、記載する内容に間違いがないか入念なチェックが必要です。

商品の在庫を確認して問題がなければ、受注伝票や注文請書を作成し、注文を確定させます。

 

受注管理の課題

 

受注管理は、そのプロセスが複雑なため人的ミスが発生しがちです。

顧客ごとに取引条件が異なるため、表計算ソフトを使用したアナログな管理では、ヒューマンエラーが発生するのは仕方のないことかもしれません。

 

また、属人化しやすいことも、課題の一つとして挙げられます。

特定のスタッフでなければわからないような業務も多く、担当者の不在時に作業の品質が下がったりミスが起こったりして、顧客満足度の低下を招きます。

 

こういった課題を解決するためにも、業務の自動化や情報共有を目的としたシステムの導入は欠かせません。

 

②出荷管理

 

注文を受けた商品が正しく出荷・納品されるよう管理する業務が、出荷管理です。

顧客のもとへ正確かつ効率的に商品を届けるための業務であり、出荷伝票の作成や商品の梱包作業、配送手続きなどがこれにあたります。

 

出荷管理の不備により商品の発送が遅れたり、途中で破損したりすれば、顧客からのクレームにつながります。

そのため、出荷の際には注文書の内容通りに商品をピッキングし、配送途中で破損しないよう梱包材を使い、丁寧に包装しなければなりません。

 

出荷管理の課題

 

出荷管理で事前に在庫状況を確認していても、常に変わる在庫数を逐一把握しておくことは困難です。

そのため、表計算ソフトに手入力で打ち込んで在庫を管理している企業の場合、情報の更新にタイムラグが生じる可能性があります。

正確かつ最新の情報を得られる環境が整っていなければ、出荷計画の立案が難しくなり、欠品や過剰在庫のリスクも高まってしまうでしょう。

 

加えて、最新の在庫状況を管理できていなければ、顧客からの問い合わせに対して、迅速かつ正確に回答することは不可能です。

在庫状況を確認しないまま「在庫あり」と回答したにもかかわらず、在庫がないといった状況に陥れば、機会損失になるばかりか、顧客からの信頼を失いかねません。

 

③請求管理

 

請求管理は、請求書の発行から商品やサービスの代金を回収するまでの流れを管理する業務です。

販売履歴を確認したうえで発行した請求書をもとに、顧客に対して代金の支払いを求めます。

 

請求管理が適切に行われていなければ、請求書の送付漏れをはじめとするミスが発生しやすくなり、入金予定日に代金が支払われないといった事態に発展しかねません。

こういったミスは会社の財政に悪影響を及ぼす事案であるため、慎重かつ正確に業務を遂行する必要があります。

 

なお、正しく請求管理が行われていたにもかかわらず、顧客の都合により代金の支払いが遅れるケースも起こりえます。

そのような状況に備えて、請求書には金額や支払期限に加えて、代金の支払いが遅れた場合のペナルティも記載しておくと安心です。

 

請求管理の課題

 

手作業での請求管理は、かなりの時間と労力を要します。

直接金銭を取り扱う業務であり、一切のミスは許されませんが、多分にリソースがかかっているのであれば、社を挙げて効率化に取り組みたいところです。

 

また、請求管理も属人化しやすい業務の一つです。

特定のスタッフに任せきりになると、業務負担が偏るばかりか、そのスタッフがいないと対応できない……といった事態に陥ることは想像に難くありません。

 

こういった課題を解決するためにシステムを導入し、手作業で行っていた業務の自動化を図る企業は増えつつあります。

 

④仕入れ管理

 

仕入れ管理では、商品の製造に必要な原材料や部品などの調達全般を管理します。

具体的には、“見積もり・契約締結・発注・入荷・検収・支払い”のすべての作業が含まれます。

 

仕入れ管理の目的は、発注や仕入れを適正にコントロールすることです。

特に、販売業や製造業など、商品や原材料の仕入れが欠かせない業種においては、得られる利益に多大な影響を与える重要な業務といえます。

 

仕入れ数が不足すると、製造や販売に支障をきたし、機会損失を招く恐れがあります。

反対に仕入れ数が多すぎると過剰在庫となり、企業の経営を圧迫する要因になりかねません。

また、仕入れ数が適正だったとしても、その仕入れ値が販売価格に見合わないものであれば、売上がコストを下回り、企業は利益を得ることができなくなってしまいます。

 

仕入れ管理は、企業の安定的な経営を実現するために欠かせないフローなのです。

 

仕入れ管理の課題

 

仕入れ管理の大きな課題は、業務効率の改善です。

 

近年、デジタル化が進んでいるものの、いまだ紙や表計算ソフトを使用して、手作業でデータを管理している企業もあります。

アナログな業務に慣れたスタッフが仕入れ管理を担当している場合、その業務効率の悪さに気づかず、改善の必要性を見出せないケースもあるようです。

 

また、データを手作業で管理していると、当然ながらヒューマンエラーの発生率は高くなります。

このミスが原因で、商品の欠品や過剰在庫を引き起こせば、機会損失やコストの増大など、企業にとって不利益な結果を残すことになるでしょう。

 

⑤在庫管理

 

在庫管理とは、企業が有する在庫を適正な状態に保てるよう、管理する業務のことであり、必要な商品を必要なタイミングで供給するためのプロセスです。

 

在庫管理は、主に“受け払い・実地棚卸”の2つの工程に分けられます。

まず受け払いでは、在庫を出し入れする際の個数と日時、在庫の単価を記録します。

しかし、記入漏れや入力ミスにより数値の差異が生じるケースも少なくありません。

そこで実施されるのが、在庫数の確認と修正を行う実地棚卸です。

在庫を直接数えることで、実際の在庫数と記録されている数値の乖離をなくし、正確な情報を把握できるようになります。

 

企業内で適正在庫を保つことができれば、欠品によるチャンスロスもなくなり、余分なコストがかかることもありません。

なお、管理すべき在庫は販売前の商品だけでなく、原材料や部品なども含まれます。

 

在庫管理の課題

 

在庫管理では、業務の精度が低いことによる在庫切れや過剰在庫が問題として取り沙汰されています。

また、実地棚卸においては相当数の在庫を確認しなければならず、これを手作業で行うとなると、かなりの手間がかかるうえ、ミスが発生する確率が高くなることも必然です。

 

在庫管理を行う際は、記録した情報と実数量の差異をなくすことが重要であり、いかに効率よく、ミスなくこなせるかが課題解決の肝といえます。

 

販売管理システムとは

 

販売管理システムとは、販売に関するあらゆる業務を一元管理できるシステムのことです。

これまで手作業で行っていた販売管理をシステマチックに処理できるようになり、業務の効率化やヒューマンエラーの防止が図れます。

 

前項で取り上げた販売管理の課題点を一挙に解決する手立てとして、多くの企業が導入しているシステムです。

 

<h2>販売管理システムを導入するメリット</h2>

 

大まかに「販売管理システムを導入すれば、販売管理を効率化できる」とお伝えしました。以下で、販売管理システムを導入するメリットを詳しく解説します。

 

メリット①業務を効率化できる

 

先ほども触れましたが、販売管理システムの導入で販売管理全般の効率化が図れます。

 

販売管理では、受発注や支払いのスケジュールの把握だけでなく、見積書や請求書の作成、在庫情報の更新も対応しなければなりません。

これらの業務を手作業で行うとなると、膨大な時間と手間がかかることは避けられないでしょう。

販売管理システムを導入すれば、販売管理に関するすべての情報の一元管理が可能になります。

また、システム内の共通フォーマットを使用すれば、見積書や請求書を作成する際も大した手間はかかりません。

 

このように業務をシステマチックにできれば、自ずとヒューマンエラーの発生率も下がるでしょう。

ミスによる業務のやり直しや情報の修正といった作業が減れば、副次的に業務時間の短縮も期待できます。

 

メリット②コストを削減できる

 

販売管理システムの導入により業務効率が改善されれば、労働時間の減少に伴う人件費の削減も叶います。

また、販売管理に費やしていた人的リソースをコア業務に充てれば、利益拡大を狙うことも可能です。

 

販売管理システムを導入・運用するとなると、初期費用やランニングコストは発生しますが、それを補って余りあるほどの金銭的メリットは得られるでしょう。

 

メリット③迅速な経営判断が可能になる

 

企業を経営するとなると、迅速な経営判断を求められる機会も多く、そういったタイミングでも販売管理システムが役立ちます。

 

販売管理システムが導入されれば、売上額や受注数、顧客データや在庫数といった、経営判断に欠かせない情報を一元管理できます。

仮に想定外のトラブルが発生し、早急な対応が必要になったとしても、それらのデータがまとまっていることで、迅速な経営判断が可能となり被害を最小化できるでしょう。

必要な情報を必要なタイミングにすぐ確認できるということは、企業にとって大きなアドバンテージだといえます。

 

販売管理システムを導入する際の注意点

 

販売管理に課題を抱えている企業にとって、販売管理システムの導入は問題解決に向けた有力な手段となりえます。

しかし、いくつかのポイントを押さえておかなければ、思うような成果を得られない可能性もあることは認識しておきましょう。

 

以下では、販売管理システムを選ぶ際に知っておくべき注意点をお伝えします。

 

注意点①システムが業種や企業規模に合っているのか確認する

 

ひと口に“販売管理システム”とはいっても、その種類や性能はさまざまです。

そのため、導入しようとしている販売管理システムが、自社の業種や企業規模に適したものであるか事前に見極める必要があります。

 

もし自社に適していないシステムを選んでしまえば、使いにくいばかりか、期待していたほどの改善効果が得られず、導入費用が無駄になる可能性もあるでしょう。

製造業はロット番号や製造過程を可視化できるもの、アパレル業は色やサイズ別に管理できるもの、といった具合に業種ごとのニーズを満たせるタイプを選ぶのが肝要です。

 

また企業規模によっては、販売管理システムではなく“生産管理システム”や“基幹業務システム”といった、その業界の業務に特化したシステムのほうが適している場合もあります。

 

無駄なコストを支払わないためにも、導入するシステムは慎重にお選びください。

 

注意点②システムの機能が十分か精査する

 

販売管理システムは、搭載されている機能が多ければそれだけ高額になります。

不要なコスト負担を避けるためにも、“自社で求める機能を搭載しており、かつ不要な機能がない”、こういった販売管理システムを導入したいところです。

 

販売管理システムのなかには、自社の要望に応じてカスタマイズできるものもあるため、こういった仕組みを利用して機能を取捨選択するのも一案です。

 

また、販売管理システムは“クラウド型”と“オンプレミス型”の2種類に大別されます。

クラウド型は、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこにいても利用できるのが強みです。

一方オンプレミス型は、自社サーバーにシステムをインストールして使用するものであり、インターネット環境がなくても利用できます。

双方にメリットとデメリットがあり、料金も異なるため、選ぶ種類は入念に検討することをおすすめします。

 

注意点③使用感を事前に確かめておく

 

業務の効率化のために販売管理システムを導入するなら、システムの使用感はもちろんですが、導入時に発生する作業も把握しておきましょう。

 

たとえ高機能なシステムだとしても、使いこなせないばかりか、導入時に自社では対応しきれない作業が発生するようでは、業務の効率化が叶うことはありません。

導入を検討している販売管理システムがあるのであれば、事前に資料を請求し、目を通しておきましょう。

 

「環境将軍R」導入で販売管理のさらなる効率化を実現

 

ITで環境問題に挑んできたＪＥＭＳでは、産業廃棄物処理・資源リサイクル業に特化した基幹システム「環境将軍R」を提供しております。

販売管理はもちろん、収集運搬管理やマニフェスト管理といった専門的な業務のDXが叶うとして、1,100社以上にご利用いただいているシステムです。

本項では環境将軍Rを導入し、販売管理の効率化を果たした事業者様の事例をご紹介いたします。

 

「環境将軍R」の導入事例

 

「環境将軍R」導入前は必要なデータをすべて手入力しており、手間がかかるうえに、入力ミスにも気づきにくく、決してシステマチックとはいえない環境でした。

また、販売管理が属人化しており、特定のスタッフしか対応できない状況だったのです。

 

こういった課題を打破するために、「環境将軍Ｒ」を導入しました。

ハンディターミナルに入力された情報が自動で各フォーマットに共有されるため、データを手入力する必要がなくなります。

その結果、工数がこれまでの3分の1に減少したのです。

くわえて、販売管理がシステム化されたことで、複数のスタッフで情報を共有できるようになり属人化も解消されました。

 

業務の効率化を果たされたところで、今後は産業廃棄物の収集・運搬にとどまらず、新たなビジネスチャンスの獲得に踏み出すと、次なる目標を語ってくださいました。

 

「環境将軍R」の実際の使用感や、導入後の感想をご覧になりたい方は、以下の記事に詳しく記載されておりますので、こちらもあわせてご確認ください。

 

関連記事：「環境将軍R」の導入事例＞株式会社リプロワーク 様

 

販売管理システムを導入して、販売管理を効率化させよう

 

今回は、販売管理の概要に加えて、業務を効率化するための手段である販売管理システムを解説しました。

 

販売管理は、企業活動におけるお金とモノの流れを管理する業務の総称です。

各業務フローにはそれぞれ課題があり、業務効率を改善したい企業にとってこれらの解決は急務といえます。

近年では、こういった課題を解決する手立てとして、販売管理システムを導入する企業も少なくありません。

 

販売管理システム導入を検討中の方は、ぜひ本記事を参考にして、自社の販売管理の効率化に役立ててください。

当サイトを運営する株式会社ＪＥＭＳでは廃棄物処理・リサイクル業者向けの基幹システム「将軍シリーズ」を中心に、多彩な連携サービスで総合的なソリューションをご提供しています。
業界シェアトップクラスの実績と安心のサポート体制で業界専門の課題解決アドバイザーとして、貴社の悩みに向き合います。
産廃ソフト（産業廃棄物管理システム）をお探しの方はぜひご相談ください。

関連記事

『環境将軍R』導入事例