産業廃棄物処理業界における属人化の原因と効果的な改善策

本記事では、産業廃棄物処理業が抱える課題や、属人化の問題などを紹介します。

廃棄物管理業務においては、専門性が高く知識が必要なために特定の人物しか担当できない、いわゆる属人化が起こりやすい傾向があります。実際、この悩みを抱える企業は多いのではないでしょうか。
属人化が進むと業務効率が低下し、全体の生産性にも悪影響を与えます。そこで、属人化を防ぐための効果的な対策を考えることが重要です。

属人化の問題を解消することで、業務の効率化だけでなく、担当者の負担軽減にもつながります。

この記事を参考に、ぜひ改善に取り組んでみてください。

< 目次 >

1 産業廃棄物処理業界が抱える課題
2 属人化の原因
3 属人化から脱却する方法
4 属人化は対策をとらなければ解消できない

産業廃棄物処理業界が抱える課題

産業廃棄物処理業界は、さまざまな課題を抱えています。
代表的な課題は、以下の通りです。

【主な課題】

・属人化が起こりやすい
・慢性的な人手不足
・顧客単位で異なるルールに対応しなければならない場合がある
・廃棄物処理法の専門性が高い
・業務量が多い

属人化が起こると、その担当者が休んだ場合に他の人が業務を引き継げず、業務が滞る可能性があります。
場合によっては、担当者の急な退社で引継ぎがうまくいかず、大きな問題につながることもあるでしょう。

特に問題となるのは、顧客ごとに異なるルールがあり、そのルールを一部の担当者しか理解していないケースです。

また、従業員一人当たりの業務量が多いという問題を抱えているところもありますが、これは処理業界の慢性的な人手不足とも関係しており、なかなか新規の採用がうまくいかない課題ともつながっています。
属人化が進むと、一部の担当者に業務が集中し、過度な負担がかかります。その結果、精神的・体力的な疲労からミスが発生するリスクも高まるでしょう。

属人化の原因

産業廃棄物処理業界で属人化が起こる主な原因は、以下の5つです。

【原因】

・業務の専門性が高い
・マニュアルが整備できていない
・導入済みのシステムが古くなっている
・属人化の改善に協力的ではない従業員がいる
・属人化解消に取り組む時間的・人員的余裕がない

まず、廃棄物管理業務を行うには、廃棄物処理法などの専門的な知識が必要です。

誰でも簡単に担当できるわけではないことが、属人化を引き起こす大きな理由の1つです。

マニュアルが整備されていれば解消できる場合もありますが、マニュアル自体が存在しない、または古くて役に立たない場合も多く見られます。

さらに、業務効率化のためにシステムを導入していても、それが古くなっていると、情報共有やデータ連携がうまくいかないなど、結果的に不便を感じることがあります。

また、属人化の改善に消極的な従業員がいる場合もあります。
自分しかできない業務を持つことが、その従業員にとっての強みになるため、協力を得られにくいケースです。

加えて、産業廃棄物処理業界は慢性的に人手不足の状態にあります。
そのため、属人化の解消に取り組みたいと考えていても、日々の業務に追われて時間が取れない、人員を確保できないなどの理由から、解消に向かわない企業も多いでしょう。

属人化から脱却する方法

現在、属人化が起こっていると感じているのであれば、脱却するための対策に取り組んでいく必要があります。
ここでは、効果的な方法を4つ紹介するので、実践できそうなものから試してみてはいかがでしょうか。

➀ツールの活用

現在利用しているシステムや各種ツールが古くなっている、または効果的なツールを導入できていない場合は、自社に合ったものを取り入れることで属人化解消が期待できます。
特に情報を共有できるようなツールの導入を進めていくと良いでしょう。

属人化が起こっている業務に関する作業手順やマニュアルといったものを誰でも閲覧できるツールを取り入れると、該当の業務を担当できる従業員が増えるので、属人化解消につながります。
作業効率の改善も期待できるため、非常に重要なポイントです。

②人材の確保

従業員が少ないために一部の作業が属人化してしまうことがよくあります。
人手不足の状況が続く処理業界では簡単なことではありませんが、人材の確保が必要になることもあります。

特に、現在人手不足を感じており、業務を効率化できたとしても一人当たりの負担は大きいようなケースでは、新たな人材の確保が重要です。

産業廃棄物処理業界でなかなか人手が確保できないのには、3K（きつい・きたない・危険）といったイメージがいまだに残る職業であることも関係しています。

求人を出す際は、これらのイメージを持っている方でも検討しやすくなるように、自社で行っている3K対策の取り組みなどもアピールしていくと良いでしょう。
また、可能であれば雇用条件をより良いものにしたり、職場環境を働きやすく改善したりしていくことも求められます。

どうしても人材の確保がうまくいかない場合は、業務のアウトソーシングなども検討してみると良いでしょう。
アウトソーシングを利用することで余裕ができ、属人化対策に取り組みやすくなります。
また、紹介したようにツールをうまく活用していくことで作業効率が上がる可能性があるため、ツールの導入も同時に検討していくのがおすすめです。

③業務の見える化・マニュアル化

業務の見える化と、マニュアル化にも取り組んでいきましょう。

まず、業務の見える化のために行わなければならないのが、業務の棚卸しです。
現在どういった業務があるか細かい部分まで正確に洗い出す必要があります。
その際、現在の担当者やその業務を担当できる人もあわせて確認しておくと、どこで属人化が起こっているのかも判断可能です。

また、業務の中には昔から当たり前のように行われているものの、実は不要なものが含まれているケースもあります。

こういったものは積極的に廃止したり改善したりしていきましょう。

マニュアル化に関しては、マニュアルがあると、将来的な人材育成にも活用できます。
作成には時間がかかりますが、一度作成してしまえば長期的にみて効率の良い業務につなげられるので、ぜひ作成してみてはいかがでしょうか。

ただし、業務内容が変わった場合などはマニュアルの内容も更新していかなければなりません。
掲載されている内容が古くて結局役に立たないといったことがないように注意が必要です。

④定期的に情報共有の時間を設ける

情報共有がうまくできていないと属人化が起こりやすくなります。
そのため、定期的に情報を共有できるような時間を設けましょう。

また、属人化解消のための対策を講じたら、それがどの程度効果につながっているのか確認することも重要です。
対策を講じてそのままにしてしまうのではなく、PDCAサイクルを回して改善すべきポイントは改善を検討し実施していくと、継続的な属人化対策につながります。

属人化は対策をとらなければ解消できない

いかがだったでしょうか。
産業廃棄物処理業界で起こりやすい属人化の問題や原因について解説しました。
具体的な対策についてもご理解いただけたのではないでしょうか。

属人化が起こっているのには何らかの原因があります。
その原因を見つけ出し、改善していかなければなかなか属人化からは抜け出せません。
新たな人材の確保には時間がかかることもあるので、属人化解消に効果的なシステムを取り入れることがおすすめです。

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